Sicaf: o que é, como se cadastrar e quando ele é obrigatório

Para que serve

O Sicaf (Sistema de Cadastramento Unificado de Fornecedores) é o registro cadastral do Poder Executivo federal (IN 3/2018, art. 1º). Ele guarda os documentos de habilitação da empresa num lugar só: o órgão consulta o cadastro em vez de pedir tudo de novo a cada licitação (IN 3/2018, art. 4º). Antes de empenhar, de assinar contrato e de cada pagamento, o órgão confere a situação da empresa no Sicaf (art. 30).

O Sicaf é gratuito. O próprio governo alerta para sites que cobram para fazer o cadastro: o acesso oficial é pelo Compras.gov.br.

Os seis níveis do cadastro

1. Credenciamento: o nível básico. Já permite participar de pregão eletrônico e dispensa eletrônica no sistema federal (IN 3/2018, art. 9º).
2. Habilitação jurídica: contrato social e documentos de constituição.
3. Regularidade fiscal federal e trabalhista.
4. Regularidade fiscal estadual, distrital e municipal.
5. Qualificação técnica: atestados e registros profissionais, quando o ramo exige.
6. Qualificação econômico-financeira: balanço e certidões.

Fonte: IN 3/2018, art. 6º. Os níveis de II a VI substituem os documentos que a licitação pediria; o que o Sicaf não cobre vai pelo sistema da licitação (IN 73/2022, art. 39).

Como se cadastrar

1. Entre no Compras.gov.br, área do fornecedor. Os atos do cadastro são só eletrônicos (IN 3/2018, art. 4º, § 2º).
2. Faça o credenciamento com a identificação digital pedida pelo portal; a norma fala em certificado digital ICP-Brasil (art. 5º).
3. Com o credenciamento feito, a empresa já pode mandar proposta em pregão e dispensa eletrônica federal.
4. Complete os outros níveis aos poucos, ou deixe para enviar os documentos quando vencer: só o vencedor apresenta documentos, salvo quando o edital inverte as fases (IN 73/2022, art. 39).

Mantenha as certidões em dia no cadastro. Certidão vencida aparece para o pregoeiro na hora da habilitação, e é um dos motivos mais comuns de perder uma licitação ganha. Veja a lista em documentos para licitação.

E nas prefeituras e estados?

O Sicaf é do governo federal. Prefeitura ou estado que licita em portal próprio pode ter cadastro de fornecedores próprio; quando usa verba da União com sistema próprio, o edital diz em que sistema se credenciar (IN 73/2022, art. 13, I). Pela Lei 14.133, os órgãos devem caminhar para um registro cadastral unificado no PNCP, aberto o ano todo (art. 87), e é proibido exigir cadastro complementar só para acessar o edital (art. 87, § 2º).

Na prática: leia no edital qual portal e qual cadastro valem para aquela licitação. Um registro cadastral válido pode substituir os documentos de habilitação quando o edital prevê (Lei 14.133, art. 70, II).

O Licitin mostra em que portal está cada licitação aberta do seu ramo, com o link do edital. Ver as licitações do meu CNPJ, grátis

Perguntas

Fontes

• Instrução Normativa nº 3/2018, regras do Sicaf (Compras.gov.br)
• Instrução Normativa SEGES/ME nº 73/2022, licitação eletrônica federal (Compras.gov.br)
• Perguntas frequentes sobre o Sicaf (Compras.gov.br)
• Lei 14.133/2021, a Lei de Licitações (Planalto)